贵州工程应用技术学院继续教育学院

函授站毕业生档案管理规定

一、学籍管理规定

1、加强各函授站办学单位学籍管理工作，加强联系与交流，实现程序科学化、信息精确化、资料安全化。

2、凡报考我校成人教育，通过成人高考正式录取的各函授站办学单位学生，由学院继续教育学院按上级有关规定统一办理新生电子注册，各函授站应及时提供有关学生信息，认真搞好签名核对工作，确保信息准确无误。

3、如所属学生基本信息改变，“姓名”、身份证号码、性别、出生日期、年龄等内容出现错误需要更改的，须在新生报到后两周内提供其身份证复印件和县级以上公安机关出具盖有印章的户籍证明原件，由继续教育学院在新生注册时予以更改，新生电子注册后有错更改学生信息的。必须在每年3月前上报身份证复印件和县级以上公安机关出具盖有印章的户籍证明原件。

4、每年3月30日前上报学籍异动情况表（应为盖章的打印件），休学、退学、复学学生须本人写出书面报告，函授站单位领导签字同意，并报继续教育学院批准后方可视为办理了学籍异动手续，休学时间不能超过一年。

5、学生名单成绩做到电子报盘，一年一报，每年9月30日前上报继续教育学院学籍办公室，毕业证发放前上交学生历年成绩总表的盖章打印件及数据软盘给继续教育学院。各学年成绩未及时上报者，成绩将不予认定，成绩不及格者不能发证。

6、符合《贵州工程应用技术学院成人教育学生学籍管理办法》规定转学条件的学生，转学时须提供以下资料：①本人写出书面报告；②填写一式三份的转学审批表，并在审批表转出、转入学校栏内双方校领导签字同意，并加盖学校公章；③提供盖了转出学校公章的新生录取表、新生报名登记表、新生电子注册表。由继续教育学院在教育厅规定的时间内到省教育厅办完转学手续并予通知后方可视为取得学籍。
    7、学生学习形式以录取三联单所标注的形式为准，学生的学习形式、学制不能更改。

8、各函授站不得收插班生、超前生。

9、对于毕业生电子注册照片采集、毕业生信息表填写签名及毕业生照片核对等工作，各函授站应认真组织，并负责指导学生认真填写相关表格。未按要求填写、签名和采集照片者不能办证。填写高等教育学历证书图像信息采集卡出现的毕业生信息错误或延期造成毕业生信息无法上网的，由各函授站或学生本人负责。

10、为保证贵州工程应用技术学院成人高等学历教育的教学质量，确保正常教学秩序，严格学籍管理，我院制定和完善了《贵州工程应用技术学院成人教育学生学籍管理办法》，请各函授站请认真组织学习并参照执行。

二、毕业生档案管理规定

为了做好毕业生档案整理归档工作，保证毕业生能按时顺利地领取档案，各函授站应认真做好档案整理工作，提供每位学生如下档案资料：

1、学生登记表；

2、学生学籍表、成绩表各一份。要求填写内容详细、字迹清晰，用黑色墨水填写（表上要标明年级、专业、专科还是本科、姓名要和身份证上的一致）。

3、入党、入团申请志愿书。

4、三好学生、优秀干部，优秀党、团员等评优登记表。

5、处分材料。

6、毕业生情况登记表，表中的自我鉴定、班级、学校鉴定一定要认真写好，填表时间应为领毕业证书当年的最末一个学期。

7、毕业实习鉴定表、毕业论文或毕业设计评审表（表中的每一个内容都要认真填写）各一份。

8、所有毕业生档案资料上的时间、学习形式应和录取三联单规定的入学时间、录取的学习形式、学制年份数、毕业时间一致。

9、上交档案时请出具以班为单位列出函授站名称、档案材料名目和每班档案总份数的移交清单打印件（清单中的名单要按学号顺序纵向列出序号、学生姓名、性别）一式两份，并加盖函授站单位公章。

11、每年4月底前到继续教育学院领取当年毕业学生的毕业生登记表、档案袋等毕业生表格资料。

12、毕业生档案上交时间为每年10月底前。

13、毕业生档案盖章封袋后，函授站领去和毕业证一起发给毕业生（学生领档案时必须签名）。

14、上交档案时请将毕业班学生证一并上交。

附：学生的成绩样表，实习鉴定表样表、毕业论文评审表样表、学生档案移交清单样表。

三、学籍档案管理规定

1、上交每班学生历年成绩总表打印件，要按录取学制年份数编写，学制2.5年为五学期，成绩含毕业实习、毕业论文或毕业设计成绩。成绩总表上请标明年级、专业、本科或专科班，以班为单位，合订成册，一式两份，加盖函授站公章。

2、上报每班历年成绩总表软盘，要求用电子表格形式，内容和成绩总表打印件一致。

3、学生成绩全部及格方可获得毕业证书。

4、各函授站移交学籍档案要求开具移交学籍档案清单，清单上标明年级、专业、本科或专科，及每班总成绩表张数。并加盖函授站公章。

5、毕业生学籍档案移交时间为每年10月30日前。