一、发文要进行登记，填写好发文日期、文件名、文号、发文份数和收文单位，责任到人。

二、所发文件原则上要发到收文单位，由收文单位签字后将发文簿带回。

三、收文要及时报送部领导，由部领导根据情况进行相应处理，如有急件需尽快处理的，必须在最短时间内通知部领导。

四、定期对学校和部里的文件进行归类并存档。

五、每年一月，将上一年的文件按照档案资料要求进行编号整理，上交校档案馆保管。

六、对需要保密的文件资料，做好保密工作。

七、对归类并存档的文件资料，如需借阅，要有相关的登记手续，阅后要及时归还。